NOTA DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

ASOCIATIA PENTRU PROMOVAREA ALIMENTULUI ROMANESC, denumita mai jos „APAR” sau „asociatia”) cu sediul in Str. I.C. Bratianu, nr. 97 A, Mogosoaia, judetul Ilfov, Romania, telefon +4021.351.26.03, CUI 30013444 , e-mail: office@apar.ro , asociatie în calitate de OPERATOR  („A.P.A.R.”), dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul anumitor operațiuni realizate de A.P.A.R. în scopurile specificate mai jos.

1. Scopul și temeiurile prelucrării

Prezenta notă de informare se referă la calitatea dumneavoastră de:

•  reprezentant legal sau conventional al partenerului contractual al A.P.A.R., persoană de contact sau persoana implicata din partea partenerului contractual în încheierea și executarea contractului încheiat cu A.P.A.R. (partenerii contractuali incluzand furnizorii de servicii și/sau bunuri, colaboratorii de orice tip si intermediarii, prestatorii de servicii, beneficiarii activitatilor/proiectelor derulate A.P.A.R.)
• si/sau calitatea dumneavoastră de reprezentant sau persoana de contact din partea unei instituții ori autorități publice actionand in raport cu A.P.A.R.
• si/sau calitatea dumneavoastra de reprezentant sau persoana de contact al unui partener contractual potential, si/sau calitatea dumneavoastra de participant/persoana implicata (ca reprezentant legal ori conventional)  in organizarea / derularea /gestionarea: evenimentelor, campaniilor de informare, sondajelor, evenimentelor, proiectelor, organizate/derulate de A.P.A.R. (denumite colectiv, in prezentul inscris, „proiecte”)
• si/sau calitatea dumneavoastra de membru al A.P.A.R. ori potential membru al A.P.A.R.

A.P.A.R. prelucrează datele cu caracter personal enumerate în Secțiunea 2 de mai jos pentru următoarele categorii de persoane vizate și pentru următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

• Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în încheierea și executarea contractelor incheiate intre A.P.A.R. si furnizorii/prestatorii de servicii și/sau bunuri si colaboratorii/intermediarii sai (incluzand furnizori de bunuri, furnizori de servicii contabile/juridice, juridice implicate in Proiectele asociatiei , prestatori de servicii, prestatori servicii de intretinere website-uri, unitati de cazare si alimentatie, etc…)

• Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în: încheierea și executarea contractelor incheiate intre A.P.A.R. si parteneri (persoane juridice) ai acesteia, in organizarea / derularea /gestionarea: evenimentelor, campaniilor de informare ,sondajelor, evenimentelor , proiectelor, organizate/derulate de A.P.A.R.(denumite colectiv, in prezentul inscris, „proiecte”)

• Reprezentanții și persoanele de contact din partea unor instituții ori autorități publice, in relatia cu A.P.A.R.

• Reprezentanții si persoanele de contact din partea unor parteneri potentiali ai A.P.A.R.

• Reprezentanții si persoanele de contact din partea membrilor  A.P.A.R. si a structurilor din  care asociatia face parte

• Persoane fizice membri ai A.P.A.R. ori potentiali membri ai A.P.A.R.

2. Categorii de date cu caracter personal

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de către A.P.A.R. avand in vedere scopurile specificate mai sus sunt in general datele de contact ale persoanelor vizate, necesare in vederea derularii relatiei de afaceri cu respectivul partener, institutie sau autoritate, respectiv numele, prenumele, functia, numarul de telefon, adresa de email si semnatura (atunci cand in atributiile persoanei vizate intra si semnarea unor documente in relatia cu A.P.A.R.).

In privinta reprezentantilor sau persoanelor de contact, persoanelor fizice implicate ( oricare ar fi temeiul si calitatea implicarii) in completarea si emiterea documentelor rezultand din colaborarile APAR sau a unor documente financiar-contabile (e.g facturi), pe langa datele cu caracter personal mai sus mentionate, vor fi procesate si numarul, seria si data emiterii cartii de identitate a acestora si codul numeric personal, completate pe respectivele documente.

3. Colectarea datelor cu caracter personal

A.P.A.R. a colectat datele cu caracter personal, ca regula generala, de la persoana vizata sau, in anumite cazuri justificate de necesitatile derularii activitatii, de la partenerul, autoritatea sau institutia respectiva (angajator sau comitent / mandant colaborator/partener al persoanei vizate).

4. Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, A.P.A.R. utilizează serviciile mai multor parteneri contractuali. Unii dintre aceștia au calitatea de persoane împuternicite de operator, furnizori ai unor aplicații software prin care sunt desfășurate activități de gestiune a documentelor contractuale, a documentelor de livrare/receptie bunuri/servicii, a documentelor financiar contabile etc, precum și de găzduire a acestor aplicatii software, societati de asigurare, consultanti, prestatori. Asemenea persoane împuternicite de operator, la care A.P.A.R. poate apela in vederea derularii activitatii curente a acesteia isi desfășoară activitatea comercială în Romania. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii, conform obligatiilor pe care persoana imputernicita si le asuma fata de A.P.A.R. și le solicităm acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile cu care lucrăm stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate. Alte terte parti la care apeleaza A.P.A.R. nu au rolul de a prelucra datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu A.P.A.R., cum ar fi societăți de asigurare, societati care asigură întreținere tehnică, auditori financiari sau juridici, consultanti servicii financiare sau juridice (contabili, juristi, avocati etc… ).

Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise către terți și în următoarele situații: (i) autorități publice, auditori, diverse categorii de consultanti sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor APAR, care solicită APAR să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă. Aceste autorități publice sau instituții pot fi Agenția Națională pentru Administrare Fiscală, Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Institutul National de Statistica, Banca Nationala a Romaniei, Ministerul Mediului, Apelor si Padurilor si entitatile din subordine, Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale si entitatile din subordine, Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri si entitatile din subordine; (ii) pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor APAR sau ale altor entități sau persoane, precum instanțe de judecată; (iii) membrii APAR, actuali sau fosti membri, in scopul exercitarii prerogativelor/drepturilor/obligatiilor acestora, legale si/sau derivand din Actul Constitutiv/Statutul Asociatiei/hotararile adoptate de organele de conducere/de administrare  ale asociatiei.

De asemenea, în scopurile prelucrării de mai sus, putem distribui datele dumneavoastră cu caracter personal către entitati juridice organizatoare de targuri si manifestari/evenimente expozitionale, catre entitatile juridice (de tip asociativ sau nu) europene sau de nivel national (asociatii, federatii, organizatii, societati comerciale, etc) din care A.P.A.R. face parte sau nu la data distribuirii, care își desfășoară activitatea în oricare din tarile Uniunii Europene si in afara Uniunii Europene,  societăți/entitati care vor respecta instrucțiunile Asociatiei în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, iar in masura in care transferul va avea loc catre entitati aflate in state terte, va vom informa asupra acestui lucru, cu asigurarea garantiilor adecvate sau a celorlalte masuri prevazute de Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European. Pentru mai multe informații referitoare la entitatile precizate: Comexposium – http://www.comexposium.com/; Alimentaria Exhibitions – http://www.alimentaria.com/; Koelnmesse GmbH – http://www.koelnmesse.de/; Dubai World Trade Centre – http://www.dwtc.com/, Federaţia Naţională PRO AGRO – www.cnproagro.ro; etc.

5. Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

În contextul îndeplinirii operațiunilor descrise mai sus, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate în străinătate către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”). Vă informăm prin prezenta că orice transfer realizat de A.P.A.R. într-un stat membru UE sau SEE va respecta cerințele legale prevăzute în Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European.

6. Durata prelucrării

Vă vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioadă de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care A.P.A.R. va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens. Estimăm că activitățile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:

• Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în încheierea și executarea contractelor incheiate intre A.P.A.R. si furnizorii/prestatorii de servicii și/sau bunuri si colaboratorii/intermediarii sai (incluzand furnizori de bunuri, furnizori de servicii contabile/juridice, juridice implicate in Proiectele asociatiei , prestatori de servicii, prestatori servicii de intretinere website-uri, unitati de cazare si alimentatie, etc…

• Reprezentanți, persoane de contact, precum și orice alte persoane implicate în: încheierea și executarea contractelor incheiate intre A.P.A.R. si parteneri (persoane juridice) ai acesteia, in organizarea / derularea /gestionarea: evenimentelor, campaniilor de informare ,sondajelor, evenimentelor , proiectelor, organizate/derulate de A.P.A.R.(denumite colectiv, in prezentul inscris, „proiecte”)

• Reprezentanții și persoanele de contact din partea unor instituții ori autorități publice, in relatia cu A.P.A.R.

• Reprezentanții si persoanele de contact din partea unor parteneri potentiali ai A.P.A.R.

• Reprezentanții si persoanele de contact din partea membrilor  A.P.A.R. si a structurilor din  care asociatia face parte

• Persoane fizice membri ai A.P.A.R. ori potentiali membri ai A.P.A.R.

7. Ce se întâmplă cu datele dumneavoastră cu caracter personal după încetarea prelucrării?

Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar A.P.A.R. nu mai are motive legale sau legitime de a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi șterse în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.

8. Luarea deciziilor în mod automat și crearea de profiluri în mod automat.

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri.

9. Securitatea prelucrării datelor.

A.P.A.R. vă informează prin prezentul că evaluează și actualizează constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.

10. Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor.

În contextul prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

a) Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate:

aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date;

b) Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal:

aveți posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale Asociatiei informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;

c) Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării:

aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;

d) Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare,

atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;

e) Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor

din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;

f) Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri,

care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;

g) Dreptul la portabilitatea datelor,

însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;

h) Dreptul de a depune plângere

în fața Autorității de Protecție a Datelor (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată competente.

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajăm să  adresați o solicitare în scris, datată și semnată  la următoarea adresă: ASOCIATIA PENTRU PROMOVAREA ALIMENTULUI ROMANESC, denumita mai sus „APAR” sau „asociatia”) cu sediul in Str. I.C. Bratianu, nr. 97A, Mogosoaia, judetul Ilfov, Romania, telefon +4021.351.26.03, e-mail: office@apar.ro, CUI 30013444.

Prezenta politica de confidentialitate se completeaza cu dispozitiile din:

• Politica de confidentialitate in temeiul GDPR, disponibila accesand link-ul https://apar-romania.ro/gdpr/
• Termenii si conditiile site web , disponibile accesand linkul : https://apar-romania.ro/termeni-si-conditii/

Aprilie 2020

OPERATOR

ASOCIATIA PENTRU PROMOVAREA ALIMENTULUI ROMANESC